مساعد تنفيذي لرئيس قسم الفلسفة - القاهرة, مصر - الجامعة الامريكية

وصف

الحفاظ على تقويم الرئيس وإعداد مواد الاجتماعات المطلوبة والاحتفاظ بقاعدة بيانات للعناوين البريدية وأرقام الهواتف والعناوين لأعضاء هيئة التدريس (بدوام كامل وأعضاء هيئة التدريس المساعدين) والموظفين وطلاب المرحلة الجامعية ومساعدي الدراسات العليا والزملاء
إعداد الإحصائيات المختلفة اللازمة لتسهيل اتخاذ القرار. على سبيل المثال، نسب أعضاء هيئة التدريس بدوام كامل مقابل المساعدين، ونسبة أعضاء هيئة التدريس إلى الطلاب، ومعدلات تسجيل الطلاب
تزويد الرئيس بقائمة الوظائف الشاغرة لأعضاء هيئة التدريس، وتجديد عقود أعضاء هيئة التدريس، وترقية/تثبيت أعضاء هيئة التدريس، وإجازات أعضاء هيئة التدريس
إبلاغ رئيس القسم بالتغييرات المتوقعة في الكتالوج وإعداد نماذج تغييرات الكتالوج لتقديمها إلى العميد بالإضافة إلى التعامل مع تدقيق تغييرات الكتالوج وإرسالها إلى مكتب العميد
توفير المعلومات الأساسية للمساعدة في العملية السنوية لبناء الدورة والتخطيط لها، بالإضافة إلى إصدار إحصائيات التسجيل لإعداد الجدول الزمني، وصياغة جدول الدورات لتناسب متطلبات الطلاب وتحديد أولويات أعضاء هيئة التدريس للدورات والتفضيلات الزمنية، واجتماع الفترات الزمنية المخصصة لكل منهم. القسم، ونشره على لافتة
إدارة التعديل على الجدول الزمني الذي تقتضيه التغييرات في موظفي القسم في اللحظة الأخيرة بالتنسيق مع عميد المدرسة ومكتب المسجل
المسؤول عن عمليات SAP على سبيل المثال. حجوزات الصناديق، طلبات الشراء، طلبات مخزن التوريدات، ترتيبات السفر، العمل الإضافي، الإجازات السنوية...الخ. تقديم المساعدة في منح دعم أعضاء هيئة التدريس لأعضاء هيئة التدريس بالقسم بدوام كامل على SAP
الوصول إلى حساب Banner للوصول إلى ملفات الطلاب بناءً على طلب من أعضاء هيئة التدريس؛ وكذلك قوائم الصفوف وأرقام القيد حسب الطلب والتحليل...الخ.
قم بالوصول إلى Laserfiche للقبول في الدراسات العليا وقرارات ما بعد القسم بشأن Banner
التوصية بإعلان/تغيير التخصصات الجامعية وإعداد التقارير وإحالة الحالات إلى رئيس القسم للموافقة عليها.
إعداد تقارير عن حالات الطلاب الفردية والتماساتهم وتقديم التوصيات الأولية إلى رئيس القسم لاتخاذ القرار النهائي
التنسيق مع تكنولوجيا المعلومات/ مكتب الاتصالات التسويقية والشؤون العامة حول تحديث وصيانة موقع الإدارة بناءً على توجيهات الرئيس؛ مراقبة امتثال موقع الويب لإرشادات تكنولوجيا المعلومات والأحداث وما إلى ذلك.
الإشراف على وتنظيم كتيبات الأحداث والبرامج والنشرات واللافتات وغيرها من المواد الدعائية إذا لزم الأمر
المساعدة في إعداد تقييم القسم والخطط الإستراتيجية
إعداد واعتماد وإعادة اعتماد درجات البكالوريوس والدراسات العليا
المسؤول عن زيارة الجامعة لفريق إعادة الاعتماد
قم بالوصول إلى برنامج CareerWeb، ونشر وظائف وتقييمات الوظائف/التدريب الداخلي
تقييم حاجة القسم لتأثيث أو تجديد المباني وتقديم التوصيات للرئيس. – مسئول عن صيانة المعدات والعقود إن وجدت وجرد القسم